“会议天天开,就是难执行。”、“上班8小时,开会占了三分之一”。来自于职场人士的抱怨,让人看到了职场人士对会议的厌倦。如何开一场高效的会议?这是企业管理者必修的一堂课。掌握这5条法则,就能让整个企业的工作效率翻倍。

1、 明确会议目的

开会首先要定一个主题,确定会议的大方向。不能因为开会而开会,在会议上畅所欲言的结果,是牵扯出很多不必要的话题,最终连带会议的大方向走跑偏,待解决的问题没有在会议中讨论出结果,最终让会议变得没完没了。

2、 确定会议流程

会议流程不能趋于形式化,不能套用固定的模板,每一次的会议应该根据当期会议主题来定。一如“每周工作例会”,那么就要设定好参会部门,先预先收集各部门在会议上需要协调、解决的问题,根据问题反馈的不同来确定各部门的发言顺序、发言时间,充分确保会议时间不浪费。

3、 会议前期准备

会议前期的准备可不仅限于物料准备,电脑、投影仪只是后勤保障。真正的会议准备是需要做好资料和文件,在一场重要会议召开之前,需要将会议上需要解决的问题点、会议流程都纳入准备文件中,让与会人员能最短时间投入到会议状态。

4、 做好会议纪要

会议纪要可不单纯只是一份文书工作,而是整个会议的灵魂。一份优秀的会议纪要,必然是包括了会议记录,会议中探讨的结果,会议中争议事项,事后需要解决以及跟进的事项,连带会议中大家所提出的关键想法都要一字不漏的作好记录,以便于会议结束后的工作执行。

5、 会议跟踪

之所以大多数会议没有执行效果,是因为在散会后缺乏跟踪执行步骤。所以一家高效企业,开会完成后一定有对应的会议跟踪,包括需要各部门解决的方案,对应责任人,完成时间等,确保会议内容能够在后续有效得以执行。

会议原本是企业交流沟通的一个有效渠道,但大多数企业没有将之利用好,因开会而开会,将理应该高效解决的问题变成了一种走过场的形式,以至于影响了企业的正常运作。希望上述5大开会要点能够帮到大家!